Vous avez l’impression d’être constamment débordé et de ne pas avancer ? Lorsqu’on travaille à son compte et qui plus est, de chez soi, on a parfois du mal à se concentrer et à s’organiser correctement. Tout repose sur nos épaules et on se sent facilement angoissé par le fait de « ne pas être assez productif ». Les journées défilent à toute allure et la liste des choses à faire continue pourtant de s’allonger. Pour vous aider à remédier à cela, je vous propose 5 astuces pour des journées plus productives et plus sereines.

Planifier et anticiper

Pour avoir une journée dite « productive », il est essentiel de savoir ce que vous souhaitez et devez effectivement produire. Il n’y a rien de plus déprimant que de vous asseoir devant votre ordinateur avec une motivation à toute épreuve mais aucun plan, aucune stratégie, juste une énorme liste de choses à faire.

Je vous conseille d’anticiper et de planifier suffisamment à l’avance pour avoir une vision claire des choses à accomplir mais aussi pour gagner en temps. Chaque début de mois et chaque début de semaine, consacrez un moment à la planification. Il n’est pas nécessaire d’être un adepte des plannings à la minute, l’idée est simplement d’avoir une vue d’ensemble.

Lorsque vous êtes face à votre agenda, inscrivez d’abord les dates importantes (rendez-vous, fin de projets, présentations, etc.). Si vous devez effectuer des tâches au préalable de ces dates, vous pouvez les planifier directement ou les inscrire sur votre to do list pour le faire plus tard. N’oubliez pas d’indiquer vos jours de congé si ce n’est pas déjà fait.

Si vous avez défini des objectifs clairs pour vous ou votre activité, faites le point. Où en êtes-vous ? Quelles tâches devez-vous planifier ce mois-ci ? Ajoutez ces tâches à votre agenda pour vous assurer que vous allez avancer dessus et ne pas les mettre de côté. Si vous avez besoin d’un coup de pouce quant à l’accomplissement de vos objectifs, je vous invite à consulter cet article.

Finalement, c’est la to do list qu’il vous faudra regarder. Parmi toutes ces choses que vous avez listées, lesquelles sont prioritaires ? En fonction du degré d’urgence des tâches prioritaires, placez-les dans votre agenda. Terminez par les tâches les moins importantes et les moins urgentes. Ce qui compte ici c’est de pouvoir hiérarchiser les tâches. Pour vous simplifier la vie, vous pouvez également séparer la to do list en catégories (par exemple : administratif, comptabilité, gestion du stock, etc.).

La méthode du « Batching »

Le principe du batching est simple : regrouper des tâches qui se ressemblent et les effectuer dans la même plage horaire.

Par exemple, vous avez prévu de publier une fois par jour sur votre Page Facebook. Au lieu de bloquer une plage horaire tous les jours pour la publication quotidienne, bloquez une plage horaire plus large le lundi et rédigez d’un coup l’ensemble des publications. Le cerveau passe en mode « automatique », il est concentré sur la même tâche et donc plus efficace que lorsque vous passez d’une tâche à l’autre toutes les 20 minutes.

Autre exemple : vous devez réaliser une séance photo par semaine pour alimenter votre compte Instagram. Au lieu de bloquer une demi-journée par semaine pour cela, prévoyez une journée toutes les deux ou trois semaines. Ainsi vous gagnez du temps sur divers aspects (mise en route, montage du matériel, préparation, aménagement, etc.) mais en plus vous diminuez le stress lié au planning. En effet, le fait de savoir que votre journée est consacrée à une seule tâche est libérateur car vous n’avez pas besoin de vous soucier d’autres choses à faire. Fini les « zut je n’ai pas le temps de refaire cette photo parce qu’à 14h j’ai prévu de faire ma comptabilité ».

Vous l’aurez compris, vous pouvez diviser le planning en catégories de tâches. Si vous gérez plusieurs clients, vous pouvez également consacrer une plage horaire à chacun d’eux. Par exemple, le lundi peut être consacré à Sacha dans le secteur du tourisme et le mardi à Julie qui elle est dans le secteur sportif. Ainsi, vous évitez le mélange des univers et vous plongez dans chacun d’eux en temps voulu.

Lorsque vous prévoyez les plages horaires pour vos différentes tâches, prenez en compte vos habitudes et votre mode de fonctionnement. Si l’après-midi vous avez tendance à piquer du nez, ne prévoyez pas de rédiger des documents importants pour vos clients. N’oubliez pas non plus de prévoir des pauses et un temps suffisamment long pour vous préparer à manger et savourer votre repas sans pression.

J’ai personnellement longtemps été fan du multitasking. Je me sentais hyper active et j’appréciais le fait de me dire « wow je gère tout ça en même temps ». Flash info : c’est une mauvaise idée. Avec le batching, je suis clairement plus productive et plus efficace.

Préparer son environnement

Avant toute chose, je vous conseille de garder votre espace de travail rangé et propre. Certaines personnes sont plus productives lorsque celui-ci est recouvert de papiers ou de stylos et c’est ok. Personnellement, j’aime commencer mes journées dans un espace structuré. D’ailleurs, entre chaque plage horaire, je prends le temps de le ranger et de faire disparaitre tout ce qui se rapporte à la tâche précédente pour ne pas être tentée d’y revenir ou simplement d’y penser.

Prenez en compte vos habitudes. Si vous aimez boire de l’eau pendant que vous travaillez, prenez un verre rempli près de vous avant de commencer à travailler pour ne pas avoir à vous lever dès les premières minutes. Si vous savez qu’à 9h vous vous levez tous les jours de votre chaise parce que vous avez oublié d’ouvrir les rideaux et d’aérer la pièce, prévoyez de le faire avant.

Ce qui me semble important ici c’est de préparer votre environnement de travail à l’avance pour que celui-ci vous aide à vous mettre dans de bonnes conditions et ce, dès le départ.

Supprimer les nuisances

Je ne vous apprends rien en vous disant que les notifications ont un effet terrible sur la concentration et la productivité. Pour remédier à ces petites nuisances, plusieurs options !

• Désactiver les notifications sur mobile et sur ordinateur. Franchement, en quoi le fait de savoir que la voisine a commencé un live sur Instagram ou que vous avez un nouveau code promo pour Asos va vous aider dans votre business ? Quand bien même vous jugeriez une notification importante, sachez qu’elle n’est jamais perdue. Il est beaucoup plus productif de les consulter toutes en une fois que de les gérer au fur et à mesure qu’elles arrivent.
  Si votre point faible est Instagram, je vous invite à consulter mon article « Accro à Instagram : que faire ? ».

• Mettre le téléphone en mode avion ou « ne pas déranger ». Contrairement à l’option précédente qui permet de continuer à recevoir des appels, celle-ci vous permet de laisser votre téléphone allumé mais interrompt toute tentative de contact en provenance de l’extérieur. Aucun appel ou message ne viendra vous déranger. Cette technique est radicale et super efficace. Prévoyez un moment dans la journée pour consulter vos messages et rappeler vos éventuels contacts.

• Placer votre téléphone dans une autre pièce. Idéale pour ne pas céder à la tentation, cette option vous permettra peut-être même d’oublier un instant l’existence de votre téléphone. Le fait qu’il soit constamment posé sur votre bureau pendant que vous peinez à vous concentrer sur une tâche importante constitue un vrai problème auquel vous pouvez donc remédier facilement. Pensez tout de même à couper le son ou à désactiver le Wi-Fi pour éviter d’être déconcentré.

Se décharger

Il est quasi inévitable que votre cerveau vous fasse des blagues et décide, alors que vous êtes concentré sur une tâche importante, de vous faire penser au menu du soir ou au mail auquel vous n’avez pas encore répondu. Pour éviter de décrocher de la tâche actuelle et d’aller vers la distraction, ayez toujours de quoi noter. Que ce soit sur un bout de papier, un cahier, les notes de votre téléphone ou votre agenda digital, écrivez ce à quoi vous venez de penser. L’important est de décharger votre esprit et d’y revenir plus tard.

Au fil de la semaine, vous allez accumuler les notes et celles-ci formeront une liste. Gardez-la précieusement et utilisez-la à nouveau lorsque vous planifierez la semaine ou le mois.

J’espère que ces quelques conseils vous aideront à vivre des journées plus productives mais aussi plus sereines. Quoi qu’il en soit, soyez tolérant avec vous-même. Vos habitudes de travail et votre mode de fonctionnement ne peuvent pas changer du jour au lendemain. Ne vous forcez pas à devenir un monstre de productivité (honnêtement, je ne pense même pas que ça existe), faites de votre mieux.

Quelles sont vos astuces pour être plus productif ?

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