Les conseils de Cécile pour organiser ton premier événement en présentiel

Dans le monde passionnant de l’organisation d’événements, Cécile Pouységur se démarque comme une entrepreneure passionnée et expérimentée. Après avoir quitté le monde du salariat pour suivre sa passion du yoga et de la communauté, Cécile s’est d’abord consacrée à aider les professeurs de yoga à organiser leurs retraites et ensuite à accompagner les coaches, formateurs et leaders de communautés à créer des événements en présentiel mémorables. Aujourd’hui, elle partage ses conseils inestimables sur la façon d’organiser un premier événement en personne, à travers cet interview.

Vanessa Lopes : Peux-tu te présenter et présenter ton activité ?

Cécile Pouységur : Je m’appelle Cécile et il y a cinq ans, j’ai pris la décision de quitter le monde du salariat après avoir travaillé pendant 12 ans dans le secteur du transport et de la logistique, un secteur ingrat et exigeant. J’ai alors décidé pour des raisons personnelles de vivre entre deux continents, et c’est là que j’ai décidé de créer mon entreprise dans l’organisation d’événements : des retraites de yoga dans un premier temps. Le yoga était déjà une passion pour moi, et je faisais partie de cette merveilleuse communauté depuis de nombreuses années.

L’année dernière, j’ai eu la chance de rencontrer des coaches, des formateurs et des leaders de communauté exceptionnels, et j’ai décidé de les aider dans l’organisation de leurs événements tels que leurs stages, séminaires, masterminds et boot camps.

VL : Pourquoi penses-tu que les événements en présentiel seront un incontournable en 2024 ?

CP : La pandémie de covid nous a poussé à tout créer en distanciel. D’abord pour faciliter l’accès alors que nos déplacements étaient restreints. Ensuite, pour rester dans notre cocon, home sweet home que nous avons redécouvert avec les confinements.

Mais 3 ans plus tard, nous ressentons tous le besoin de nous retrouver physiquement, de renforcer les liens que nous avons créés à distance, et c’est pourquoi je crois que cela va devenir une tendance majeure en 2024 d’autant plus que cela répond aussi à un des besoins primaires qu’est l’appartenance à un groupe.

VL : Comment aides-tu les coaches, les formateurs, les leaders de communauté et les professeurs de yoga dans l’organisation de leurs évènements ?

CP : Je les aide deux manières, en fonction de leur profil :

Pour ceux qui ont une petite ou moyenne communauté et organisent leur premier événement, je les guide pour poser des bases solides, créer un événement attrayant et le vendre efficacement. Aussi, nous travaillons ensemble lors de séances en visio où je transmets les Do’s and Don’t pour une organisation structurée et je guide mon client dans ses choix et ses recherches. En parallèle, nous brainstormons et élaborons la stratégie de communication et de vente à adopter.

Pour les professionnels plus expérimentés qui souhaitent se libérer de l’aspect organisationnel pour se concentrer sur leur cœur de métier, je prends en charge l’organisation logistique de leurs événements. Cela leur permet de consacrer plus de temps à leurs participants, à leurs enseignements ou à l’organisation d’autres événements, multipliant ainsi leur impact positif.

J’adore accompagner mes clients dans leur parcours, en mettant à profit mon expertise pour qu’ils puissent délivrer leurs connaissances différemment et à une large audience. Contribuer à leur succès et voir leurs projets prendre vie est réellement enthousiasmant.

VL : Quelles sont les étapes clés pour organiser avec succès un événement en personne, en particulier lorsque c’est la première fois ? 

CP : Organiser un événement en personne pour la première fois peut être une expérience excitante mais aussi intimidante. Voici quelques étapes clés pour garantir le succès de ton événement :

1. Définis l’objectif de l’événement : clarifie ce que tu souhaites accomplir, que ce soit transmettre des connaissances, créer des liens, fidéliser ton audience ou offrir une expérience exceptionnelle.
2. Sonde ton audience : implique tes abonnés et clients en recueillant leurs opinions sur le thème, le lieu et la date de l’événement. Adapte tes propositions à leurs attentes.
3. Définis le format et le contenu : choisis le format de l’événement (conférence, ateliers, networking, etc.) et prépare un contenu engageant et pertinent en fonction de ton public cible.
4. Sélectionne un lieu adapté : recherche un lieu accessible et approprié, équipé des installations nécessaires pour accueillir ton événement.
5. Élabore un plan logistique détaillé : organise tous les aspects logistiques, y compris les inscriptions, le programme, la coordination des intervenants et les mesures de sécurité.
6. Promeus l’événement : utilise divers canaux de communication pour créer de l’anticipation autour de l’événement et encourage la participation en invitant ton audience à partager l’information.

VL : Quand faut-il commencer à organiser son événement ?

CP : Le moment idéal pour organiser un événement dépend du format et de la taille de ta communauté. Pour les événements de plusieurs jours comme les retraites et séminaires, la planification précoce est essentielle pour garantir le choix des meilleurs lieux et permettre aux participants de s’organiser. Il faut savoir que :

1. Les meilleurs lieux sont réservés sur les meilleures dates 12 mois à l’avance. Si tu veux avoir un large éventail de choix et ne pas te contenter de ce qui a été délaissé par tes confrères et consœurs, commence tes recherches tôt.
2. En moyenne, une personne a besoin de voir une information 7 fois avant de prendre la décision de s’inscrire à ton évènement. Parler régulièrement et en amont de l’événement donne aux potentiels participants le temps nécessaire pour cela.
3. Les évènements sur plusieurs jours représentent un budget et une logistique pour les participants (poser des congés, organiser la vie de famille en leur absence, etc.), pense à eux et offre-leur suffisamment de temps pour qu’ils puissent s’organiser, que ce soit au niveau professionnel ou personnel.

En débutant tes préparatifs suffisamment tôt, en réservant les lieux en avance et en informant régulièrement ta communauté, tu maximises les chances d’attirer un public engagé et bien préparé. La planification précoce contribue à la réussite et à la satisfaction des participants de l’événement.

VL : Comment choisir le lieu idéal pour ton événement ? Comment trouver des endroits qui correspondent à ta vision tout en respectant ton budget ?

CP : Le lieu idéal dépend essentiellement de la nature de ton évènement et du nombre de personnes attendues. Et il n’y a pas de secret, il faut passer du temps de recherche mais avant tout, il est essentiel de :

1. Déterminer tes critères : identifie les caractéristiques essentielles du lieu idéal en termes de capacité, emplacement et ambiance pour ton événement.
2. Observer autour de toi : inspire-toi des lieux choisis par d’autres professionnels, explore leur localisation et disponibilité, puis sélectionne et contacte ceux qui correspondent à tes critères.
3. Utiliser les réseaux sociaux et internet : explore Instagram et des sites web spécialisés pour découvrir des lieux adaptés. Contacte-les, pose des questions sur les tarifs.
4. Visiter les lieux en personne (optionnel selon l’ampleur de l’événement) : planifie des visites pour évaluer l’espace, la propreté et discuter avec les responsables, garantissant ainsi un choix confiant et adapté à ton projet.

En choisissant le lieu parfait grâce à une recherche anticipée et minutieuse, tu assures un cadre idéal pour ton événement.

VL : Comment maximiser l’engagement de la communauté lors de l’événement ? Comment créer une expérience mémorable pour les participants ?

CP : Tout ce qui est le fond, le contenu de ton évènement, c’est toi la boss. C’est toi qui connais parfaitement ton audience pour lui offrir ce qu’elle attend. Cependant, je peux quand même t’annoncer que miser sur l’overdelivery (c’est-à-dire offrir plus que prévu) est plutôt ultra bien accueilli par les participants. Mais avant de miser sur l’overdelivery, fais en sorte d’avoir des fondations bien solides, c’est la base.

VL : La promotion et la commercialisation d’un événement sont cruciales. Quelles stratégies recommandes-tu pour atteindre le public cible et susciter l’intérêt avant, pendant et après l’événement ?

CP : Plusieurs mois avant l’évènement, sonde tes élèves, tes clients, tes abonnés. Implique-les activement en sollicitant leurs idées et suggestions. Cette cocréation crée ainsi un sentiment d’investissement commun et est un excellent moyen de parler de ton évènement très tôt. Partage des teasers, en expliquant les bénéfices attendus et en offrant des avantages exclusifs aux premiers inscrits.

Pendant l’événement, tu peux créer un # et inviter les personnes présentes à publier leurs photos, ressentis, en utilisant ce #. Un vrai boost d’engagement puis de visibilité.

Dès la fin de l’événement, prépare le prochain en recueillant des photos, témoignages, des feedbacks, rappelant ainsi les moments forts et l’expérience vécue. Tu peux dès le lendemain, publier ces supers retours et ouvrir une liste d’attente pour les participants souhaitant réitérer l’expérience et pour les personnes ayant raté l’évènement.

En intégrant ces stratégies avant, pendant et après l’événement, tu peux non seulement atteindre ton public cible de manière efficace mais aussi créer un lien durable, suscitant un intérêt continu pour tes futurs événements.

VL : Quelles sont les erreurs courantes commises lors de l’organisation d’un premier événement en personne ? 

CP : Les erreurs les plus graves lors de l’organisation d’un événement présentiel sont :

1. Créer l’événement seul dans son coin, sans tenir compte des besoins et des attentes de la communauté ou sans vérifier qu’on les a bien cernés.
2. Ne pas promouvoir suffisamment l’événement ou en parler trop tard.
3. Surinvestir dans le lieu, négligeant ainsi l’importance de la transformation que l’événement peut apporter aux participants.

Éviter ces erreurs cruciales implique d’écouter activement la communauté, de promouvoir l’événement de manière proactive et de mettre l’accent sur la valeur transformative plutôt que sur le lieu physique.

VL : Un immense merci pour tes précieux conseils ! Où peut-on te retrouver ?

CP : Tu peux me retrouver sur Instagram, j’y suis souvent, on pourra échanger facilement. Sur mon site internet, il y a déjà quelques supers articles pour t’aider dans l’organisation d’événements. Et enfin si tu as pour projet concret d’organiser un évènement, je te recommande de réaliser le quiz pour recevoir un cahier d’exercice pour te guider suivant ton niveau.

Au fil de cette conversation enrichissante avec Cécile Pouységur, nous avons plongé dans l’univers captivant de l’organisation d’événements en présentiel. Ses conseils judicieux, issus de son parcours professionnel et de sa passion pour la création d’expériences uniques, offrent une boussole précieuse à ceux qui se lancent dans l’aventure d’organiser leur premier événement. Que vous soyez sur le point d’organiser votre premier événement ou que vous cherchiez à perfectionner vos compétences, les enseignements de Cécile Pouységur éclairent le chemin vers des événements inoubliables.

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