Que vous souhaitiez un nouveau site web ou procéder à la refonte d’un site existant, vous allez avoir besoin d’un cahier des charges et ce, avant même de commencer à chercher un prestataire. En effet, votre projet doit être clarifié et toutes les informations qui y sont relatives doivent être répertoriées. Lorsque vous prendrez contact avec des agences web ou des indépendants pour obtenir des devis, ils vous demanderont ce document ou vous poserons toutes les questions auxquelles le cahier des charges est supposé apporter des réponses. Par conséquent, voici quelques pistes pour construire la base de votre cahier des charges.

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

Le cahier des charges est indispensable car il s’agit d’un document qui reprend, dans le détail, ce que vous souhaitez pour votre site web et par conséquent, ce que vous attendez de l’agence ou du prestataire avec lequel vous allez travailler. Il va servir à détailler vos besoins, à organiser la structure du site et permettre la réalisation d’un devis qui soit le plus précis possible. Notez bien qu’en cas de litige, le cahier des charges sera pris en considération. Il est donc essentiel d’y apporter toute l’attention et le soin qu’il requiert.

Que doit contenir le cahier des charges ?

1. Présentation de l’activité et du contexte

Cette première partie a pour but de présenter l’ensemble du projet. Commencez par détailler votre activité ou le cas échéant, votre entreprise (coordonnées, année de création, services, etc.). Ne lésinez pas sur les informations car c’est précisément cette partie qui doit mettre en lumière le contexte de départ. Indiquez également pourquoi vous souhaitez la refonte de votre site ou la création d’un nouveau ainsi que ce qui a entraîné ce choix (qu’il s’agisse d’un souhait ou d’un véritable enjeu stratégique, inscrivez-le dans le cahier des charges).

Vous pouvez préciser le rôle que le site web devrait jouer dans votre stratégie. Si vous avez déjà un site web, mentionnez ce qui ne fonctionne pas pour le moment ainsi que ce qui, au contraire, vous convient et que vous souhaiteriez garder. Dans le cas d’une refonte, pensez également à fournir des statistiques comme le trafic actuel, le taux de rebond, etc.

2. Objectifs

Il est essentiel de préciser les objectifs du site ainsi que les résultats attendus car vous êtes le seul à les connaitre et ils vont avoir un impact direct sur la structure du site et les développements éventuels. Le prestataire doit donc en avoir connaissance dès le départ. Il sera alors en mesure de formuler des propositions qui faciliteront l’atteinte de vos objectifs et auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé.

Les objectifs peuvent être divers. Par exemple, vous pourriez chercher à augmenter votre notoriété, à générer de nouveaux prospects, à présenter vos produits et services ou encore à augmenter vos ventes. Si vous poursuivez différents buts, indiquez-les en mentionnant et en développant ceux que vous considérez comme étant prioritaires (vous pouvez utiliser la méthode SMART telle qu’elle est décrite dans cet article).

C’est aussi en fonction de l’objectif principal et des objectifs secondaires que vous pourrez définir seul ou avec le prestataire, le type de site web qui s’inscrira le mieux dans votre projet (site vitrine, e-commerce, etc.).

3. Considérations marketing

Commencez par décrire votre public cible et précisez qui sont vos clients et les visiteurs de votre site web (s’il s’agit d’une refonte). Pour plus de précision, pensez à créer des profils types tels que des persona(s) (pour découvrir comment faire, c’est par ici). Le fait de définir clairement les personnes visées et de l’indiquer dans le cahier des charges va permettre de penser le site et son contenu pour elles. Veillez aussi à préciser ce que vous attendez des internautes qui visiteraient votre site (doivent-ils acheter quelque chose, prendre un rendez-vous ou encore vous contacter ?). La définition claire d’un public cible et des actions qu’il doit effectuer permettra de développer un site offrant une expérience utilisateur optimale.

La charte graphique, si elle est déjà existante, doit figurer dans le cahier des charges (si vous n’en avez pas, vous pouvez demander qu’elle soit créée par le prestataire). Répertoriez les ressources qui sont déjà disponibles comme par exemple le logo, les codes couleurs, la couleur dominante, la typographie, etc.

Le cahier des charges doit aussi contenir vos envies en matière de design. Si vous avez déjà une idée, intégrez-la. Vous pouvez, par exemple, indiquer des sites existants et ajouter un commentaire expliquant en quoi ils vous (dé)plaisent.

4. Description fonctionnelle et technique

Dans le cas d’un site dont vous souhaitez la refonte, insérez l’arborescence du site, les pages principales, les grandes sections de celui-ci et la manière dont l’information est organisée. Précisez également s’il y a un espace sécurisé pour les utilisateurs. Dans le cas d’un nouveau site web, indiquez vos souhaits. Utilisez un diagramme pour présenter la structure hiérarchisée du site. Pour rappel, gardez à l’esprit l’expérience utilisateur ainsi que les actions que vous souhaitez que les visiteurs effectuent.

La réalisation du diagramme vous donnera une idée du nombre total de pages que votre futur site devra contenir. Pour chacune d’elles ainsi que pour chaque rubrique, précisez si vous fournissez le contenu (les textes ainsi que les visuels) ou si le prestataire doit prendre cela en charge. Indiquez également si vous avez des exigences particulières comme un formulaire, la possibilité de télécharger un document ou encore l’intégration d’un moyen de paiement.

Si vous vous adressez à un public multilingue et que votre site doit être disponible en plusieurs langues, indiquez lesquelles et qui sera en charge de fournir les traductions. Vous pourriez aussi avoir besoin, par exemple, d’un outil de recherche interne ou encore de liens vers vos réseaux sociaux.

Le cahier des charges implique aussi que vous précisiez s’il y a des contraintes au niveau technique (par exemple, le langage utilisé, une solution CMS, etc.). Il faudra également indiquer si vous possédez un nom de domaine ou si vous souhaitez en acquérir un (et si vous souhaitez que le prestataire s’en occupe). Il en va de même pour le choix de l’hébergement. En ce qui concerne la compatibilité du site, indiquez les navigateurs sur lesquels le site devra fonctionner correctement ainsi que si vous souhaitez un site qui soit responsive (au cas où vous vous poserez la question : OUI, vous voulez qu’il le soit).

Indiquez également vos exigences et remarques en matière de référencement. Si vous avez déjà travaillé sur cet aspect-là, insérez par exemple vos mots-clés et la stratégie utilisée. Si vous souhaitez que le prestataire s’occupe de cette partie, mentionnez vos attentes.

Si vous ne disposez pas encore d’un outil d’analyse, le cahier des charges doit en faire mention. Le prestataire pourra notamment paramétrer, pour vous, Google Analytics et vous expliquer comment l’utiliser.

N’oubliez surtout pas de préciser si, une fois le site web livré, vous souhaitez que la maintenance soit effectuée par le prestataire. Il en va de même pour la mise à jour du contenu. Soit vous souhaitez avoir la main dessus et donc avez besoin d’un système simple d’utilisation qui vous permettra d’apporter rapidement les modifications nécessaires, soit vous souhaitez compter sur le prestataire pour effectuer d’éventuels changements à l’avenir.

5. Informations pratiques

Dans le cas où vous n’auriez pas ajouté les coordonnées du chargé de projet dans la première partie, faites-le à la fin. Le chargé de projet sera l’intermédiaire entre le prestataire et le demandeur. Précisez également vos besoins en matière de respect du calendrier. Quel délai avez-vous en tête pour la réalisation de l’ensemble du projet ainsi que pour les étapes intermédiaires ?

Finalement, pensez à indiquer le budget. Il est parfois tentant de ne pas mentionner celui-ci mais en indiquant au moins une marge de manœuvre, vous permettez au prestataire de trouver une solution qui corresponde à vos besoins mais aussi à vos moyens. Vous évitez ainsi les déceptions liées à une offre trop élevée et une perte de temps liée à une éventuelle révision du devis.

Vous l’aurez compris, le cahier des charges est un document qui contient une multitude d’informations et il est essentiel pour la réussite d’un projet comme celui d’un nouveau site web. Il nécessite du temps et beaucoup de réflexion de votre part mais c’est la seule manière d’obtenir un site web qui corresponde pleinement à vos besoins ainsi qu’à vos attentes.

Pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé dans le cadre de la rédaction de votre cahier des charges ou pour obtenir un audit détaillé de votre site web, contactez-moi.

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